Beginn, Pause und Feierabend erfassen
Mitarbeitende stempeln am Handy ein und aus und erfassen Beginn und Ende ihrer Pausen. Die Stempelzeit kommt vom Server. Die eingestellte Betriebszeitzone bestimmt Anzeige und Tageszuordnung; Nachtschichten und echte Pausen werden über Mitternacht verteilt. Vergessene Buchungen können begründet nachgetragen werden. Ein Korrekturantrag ändert die ursprüngliche Zeit erst nach Prüfung durch die Betriebsleitung.
Soll, Ist und Zeitkonto im Blick
Arbeitsmodelle legen die Sollminuten für jeden Wochentag und ihren Gültigkeitszeitraum fest. So lassen sich unterschiedliche Teilzeitverteilungen und spätere Vertragsänderungen abbilden. Der Inhaber bestätigt den Betriebskalender mit Feiertagen und hinterlegt Anfangssalden. Monats- und Jahresansichten unterscheiden Arbeitszeit, Gutschriften, Kontobewegung und fehlende Nachweise. Unbekannte Angaben bleiben offen; fehlende Tage werden nicht automatisch als Minusstunden gebucht.
Schichten, Urlaub und Abwesenheiten abstimmen
Einzelne Schichten erhalten Beginn, Ende und Bereich. Überschneidungen mit anderen Schichten oder genehmigten Abwesenheiten werden geprüft. Urlaub, Krankmeldungen und Freizeitausgleich laufen als ganztägige Anträge mit nachvollziehbarem Status. Mitarbeitende können offene Anträge zurückziehen oder die Stornierung genehmigter Abwesenheiten anfragen. Urlaubsanspruch, Übertrag, Verbrauchsstichtag und Freizeitausgleichsregeln werden ausdrücklich hinterlegt. Das System unterstellt keinen gesetzlichen Anspruch und benötigt keine medizinische Diagnose.
Tage prüfen und Monate festschreiben
Die Betriebsleitung prüft vergangene Tage und offene Korrekturen. Erst vollständige vergangene Monate mit geklärten Nachweisen und bekanntem Anfangssaldo können festgeschrieben werden. Dabei entsteht ein gespeicherter PDF-Monatsnachweis. Der Inhaber kann den Monat begründet zur Korrektur wieder öffnen; frühere PDF-Fassungen bleiben unverändert erhalten. Die Zeitübersicht lässt sich zusätzlich als CSV exportieren.
Die Mitarbeiterakte bleibt gezielt geschützt
Die Akte verbindet Personalnummer, Tätigkeit, Bereich und Beschäftigungszeitraum mit Kontaktdaten, Vertragsangaben und Lohnreferenzen. Vertrauliche Aktenfelder und Vergütungsangaben verwaltet ausschließlich der Inhaber. Die Betriebsleitung erhält die vorgesehenen Zeit- und Planungsansichten. Persönliche Mitarbeiterzugänge zeigen eigene Zeiten, Anträge, grundlegende Kontaktdaten und einzeln freigegebene Dokumente.
Verträge und Nachweise privat ablegen
PDF-, PNG- und JPEG-Dateien bis 512 KB pro Dokument lassen sich als Vertrag, Zertifikat, Schulungsnachweis, Lohnunterlage oder sonstiges Dokument einordnen. Der Inhaber wählt zwischen ausschließlich privater Ablage und Freigabe für genau diesen Mitarbeiter. Dokumente werden über geschützte Downloads bereitgestellt. Archivierung erhält die bisherige Datei; eine Aufbewahrungs- und Löschregel für den echten Betrieb wird gesondert abgestimmt.
Eigener Zugang für Service, Küche und Fahrer
Ein einmal nutzbarer Einladungslink führt in den persönlichen Personalbereich. Er vergibt keine zusätzlichen Kassen-, Küchen- oder Bestellrechte. Bestehende Serviceprofile können ausdrücklich mit einer Personalakte verknüpft werden; vorhandene Stempelzeiten und Schichten bleiben erhalten. Der Inhaber kann den Personalzugang widerrufen. Die Einladung wird als privater Link bereitgestellt; eine automatische Einladungs-E-Mail ist damit noch nicht versendet.
Gemeinsame Berechnungsbasis mit IQON Flow
Der Berechnungskern für Arbeitszeitkonten und Urlaub wurde aus IQON Flow übernommen. IQ Order führt eigene Personaldaten in der jeweiligen Restaurantinstallation. Es gibt dadurch keine automatische Synchronisation der Personalakten. Der aktuelle Umfang ist ein lokal getestetes Personalmodul. Produktive Bereitstellung, verschlüsselte Sicherung, Aufbewahrung, Dokumentprüfung und betriebliche Länderanforderungen werden vor dem echten Personaleinsatz separat abgenommen. Eine Lohnabrechnung, eAU-Abfrage oder produktive DATEV-Lohnanbindung ist nicht enthalten.
Ein Zeitnachweis braucht einen geklärten Ausgangspunkt
Ein sinnvoller Monatsnachweis beginnt mit dem gültigen Arbeitsmodell, der Betriebszeitzone und bestätigten Anfangssalden. Fehlende Buchungen, offene Korrekturen und genehmigte Abwesenheiten müssen vor dem Abschluss geklärt werden. Ein leerer Tag darf nicht stillschweigend als Fehlzeit oder automatisch als Minusstunden gewertet werden. Der lokale Pilot stellt Berechnungsgrundlagen und fehlende Nachweise dar; eine betriebliche oder rechtliche Freigabe wird gesondert erteilt.
Dokumentfreigabe ist keine allgemeine Teamfreigabe
Ein Vertrag, Zertifikat oder Lohnnachweis wird gezielt in der privaten Mitarbeiterakte abgelegt. Der Inhaber entscheidet, ob genau diese Person das Dokument sehen darf. Ein Küchen-, Fahrer- oder Servicezugang eröffnet nicht automatisch dieselben Inhalte. Vor produktiver Nutzung werden Aufbewahrung, Sicherung und Zugriff auf echten Personaldaten geprüft. Die Übernahme des Berechnungskerns aus IQON Flow erzeugt keine automatische Akten-Synchronisation.
SO KANN DER ABLAUF AUSSEHEN
Ein fiktiver Monat vom Stempeln bis zum Nachweis
- Für eine Testperson werden Arbeitsmodell, Betriebszeitzone, Feiertage und Anfangssaldo hinterlegt. Sie erfasst Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende über ihren persönlichen Zugang.
- Eine vergessene Buchung wird begründet zur Prüfung vorgelegt. Genehmigte Abwesenheit und tatsächlich erfasste Zeit werden in der Monatsprüfung berücksichtigt.
- Nach geklärten Nachweisen wird der vergangene Monat festgeschrieben. Eine spätere begründete Wiederöffnung ändert die zuvor gespeicherte PDF-Fassung nicht.
Illustratives Beispiel zur Erklärung · keine echte Bestellung, Zahlung oder Kundenauswertung
Welche Rolle bearbeitet welche Daten?
| Deine Entscheidung | Möglichkeit im Pilot | Vorher prüfen |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Eigene Zeiten, Anträge und freigegebene Dokumente | Nur den persönlichen Zugang verwenden |
| Betriebsleitung | Zeitprüfung und vorgesehene Planung | Keine pauschale vertrauliche Aktenfreigabe |
| Inhaber | Private Akten- und Vergütungsangaben | Dokumente gezielt pro Person freigeben |
| Lohn-/HR-Anschluss | Separates Integrationsprojekt | Keine automatische DATEV-, eAU- oder Akten-Synchronisation |
FÜR DEIN ERSTES GESPRÄCH
Das bereitest du vor.
- Arbeitsmodelle, Zeitzone, bestätigte Feiertage und Anfangssalden vorbereiten.
- Personen, Serviceprofile und Personalzugänge eindeutig zuordnen.
- Vergessene Buchung, Nachtschicht und Abwesenheit mit fiktiven Daten testen.
- Produktive Datensicherung, Aufbewahrung und Zugriffsrollen vor echten Akten abnehmen.
So gehst du vor
- Mitarbeiterakte anlegen und ein vorhandenes Serviceprofil nur bei passender Zuordnung verknüpfen.
- Betriebszeitzone, Arbeitsmodell, Feiertage, Urlaub und Anfangssalden ausdrücklich prüfen.
- Persönlichen Zugang vergeben und Stempeln, Pausen, Schichten sowie Anträge mit fiktiven Daten testen.
- Tagesprüfung und Monatsnachweis abnehmen; vor echten Mitarbeiterdaten den produktiven Betrieb freigeben.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung & Mitarbeiterakte
Ist Personal & Zeit bereits produktiv freigegeben?
Der aktuelle Stand ist ein lokal getesteter Pilot. Produktive Bereitstellung, Sicherung, Aufbewahrung und fachliche Länderanforderungen benötigen eine eigene Prüfung und Freigabe.
Können Mitarbeiter nur ihre eigenen Daten sehen?
Der persönliche Zugang zeigt eigene Zeiten, Schichten, Anträge, grundlegende Kontaktdaten und ausdrücklich für diese Person freigegebene Dokumente. Vertrauliche Akten- und Vergütungsfelder sind dem Inhaber vorbehalten.
Berechnet IQ Order automatisch den gesetzlichen Urlaubsanspruch?
Nein. Anspruch, Übertrag, Verbrauchsstichtag, Arbeitsmodell und lokale Feiertage werden hinterlegt und bestätigt. Eine automatische rechtliche Länderprüfung findet nicht statt.
Was passiert bei einer vergessenen Buchung?
Die Betriebsleitung kann Arbeitszeit begründet nachtragen. Änderungen bestehender Buchungen werden als Korrekturantrag geprüft; die ursprünglichen Angaben bleiben nachvollziehbar.
Erstellt IQ Order Lohnabrechnungen oder sendet Personaldaten an DATEV?
Nein. Zeitnachweise, Aktenreferenzen und hochgeladene Lohnunterlagen ersetzen keine angeschlossene Lohnabrechnung. Eine produktive Lohn- oder DATEV-Anbindung muss gesondert entwickelt und abgenommen werden.
Werden Mitarbeiterakten automatisch mit IQON Flow synchronisiert?
Nein. Der Berechnungskern wurde übernommen; die Personaldatenhaltung bleibt getrennt. Eine gewünschte spätere Verbindung benötigt eigene Zuordnung, Zugriffsfreigabe und Abnahme.
Ist das Personalmodul im Complete-Richtpreis enthalten?
Die veröffentlichten Paket-Richtpreise beziehen sich auf die beschriebenen Bestell- und Service-Module. Personal & Zeit ist als eigene Erweiterung ab 49 Euro netto pro Betrieb und Monat für bis zu zehn aktive Mitarbeitende geplant. Größere Staffeln und produktiver Umfang werden separat vereinbart; der Richtpreis ist noch nicht buchbar.
Ist ein Servicekonto automatisch ein Personalzugang?
Nein. Ein vorhandenes Serviceprofil kann ausdrücklich passend verknüpft werden. Bestell- und Personalrechte bleiben unterschiedliche Berechtigungen.
Wird ein gespeicherter Monatsnachweis bei einer Korrektur überschrieben?
Die frühere PDF-Fassung bleibt erhalten. Eine begründete Wiederöffnung und ein späterer erneuter Abschluss müssen als eigener Korrekturverlauf nachvollziehbar bleiben.